BAB 11
ASPEK PENGELOLAAN KEGIATAN
AUDIT INTERNAL
Aktivitas audit intern adalah memeriksa dan menilai
efektivitas dan kecukupan dari sistem pengendalian internal yang ada dalam
organisasi, tanpa fungsi audit intern dewan direksi dan atau pimpinan unit
tidak dapat memiliki sumber informasi internal yang bebas mengenai kinerja
organisasi.
Audit intern pada dasarnya bertujuan utnuk memberikan
bantuan kepada manajemen dan dewan direksi dalam melaksanakan tanggung jawab
secara efektif mencakup pula usaha mengembangkan pengendalian yang efektif
dengan biaya wajar.
Tujuan audit intern yang dikemukakan oleh D. Hartanto
dalam bukunya “Akuntansi untuk Usahawan” adalah sebagai berikut :
1)
Meneliti
dan menilai apakah pelaksanaan daripada pengendalian intern di bidang akuntansi
dan operasi cukup dan memenuhi syarat.
2)
Menilai
apakah kebijakan, rencana dan prosedur yang telah ditentukan betul-betul
ditaati.
3)
Menilai
apakah aktiva perusahaan aman dari kehilangan atau kerusakan dan penyelewengan.
4)
Menilai
kecermatan data akuntansi dan data lain dalam organisasi perusahaan.
5)
Menilai
mutu atau pelaksanaan daripada tugas-tugas yang diberikan kepada masing-masing
manajemen.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tujuan audit
intern adalah memberikan bantuan atau jasa kepada manajemen perusahaan secara
berkesinambungan mengenai temuan-temuan kesalahan (error) dan ketidak beresan (irregularities) dengan cara memberikan
analisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar mengenai pengendalian dengan
prosedur yang telah ditetapkan.
Ruang lingkup audit intern mencakup pengujian dan
pengevaluasian kelayakan dan keefektifan pengendalian intern dan kualitas
kinerja yang berdasarkan tanggung jawab yang telah ditetapkan termasuk :
1)
Mereview
reliabilitas dan integritas informasi keuangan dan operasional yaitu untuk
membantu para anggota organisasi untuk agar dapat menyelesaikan tanggung
jawabnya secara efektif, untuk tujuan tersebut pengawasan internal menyediakan
bagi mereka berbagai analisis, penilaian, rekomendasi, nasihat dan informasi
sehubungan aktivitas yang diperiksa.
2)
Mereview
sistem yang ada untuk memastikan kepatuhannya kepada kebijakan rencana, hukum,
dan peraturan yang dapat mempengaruhi secara signifikan terhadap operasi dan
pelaporan, serta menentukan apakah organisasi mematuhi hal tersebut atau tidak.
3)
Mereview
sarana pengamanan aktiva, dan bila dipandang perlu memverifikasi keberadaan
aktiva tersebut.
4)
Menilai
keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya, dalam hal ini keekonomisan
berarti menggunakan sumber daya secara hati-hati dan bijaksana agar diperoleh
hasil terbaik, sedangkan efisiensi berarti kemampuan untuk meminimalisir
kerugian dan pemborosan sumber daya dan menghasilkan suatu out put.
5)
Mereview
operasi atau program untuk menentukan apakah hasilnya konsisten dengan sasaran
dan tujuan yang akan ditetapkan, dan menentukan apakah operasi dan program
dilaksanakan sesuai dengan perencanaannya.
Guna mencapai tujuan audit intern, diperlukan
batasan-batasan yang menetapkan wewenang dan tanggung jawab bagian audit
intern. Hal ini diperlukan agar bidang pekerjaan yang harus dilaksanakan
menjadi jelas dan tidak tumpang tindih dengan wewenang dan tanggung jawab
bagian organisasi yang lain, sehingga diharapkan dapat menekan terjadinya
konflik peranan, dengan kata lain ruang lingkup yang tidak terbatas yang
dimiliki oleh auditor intern bukan merupakan suatu hak yang dapat dijalankan
sepenuhnya secara otonom oleh pengawas internal, karena hal tersebut merupakan
pernyataan pihak manajemen tentang sasaran penggunaan fungsi pengawasan internal,
ini mengandung arti bahwa saat manajemen berbicara tentang lingkup yang tidak
terbatas, ia memberikan peringatan kepada seluruh pihak yang terkait bahwa
pihak manajemen dapat menggunakan fungsi pengawasan untuk memeriksa berbagai
area dalam perusahaan.
Hal ini tidak berarti bahwa pengawas internal atas
inisiatifnya sendiri dapat melakukan pemeriksaan terhadap suatu area yang
sangat sensitif tanpa meminta persetujuan manajemen senior dan atau dewan
direksi terlebih dahulu.
Dengan demikian jelaslah bahwa ruang lingkup pekerjaan
satuan kerja audit intern mencakup seluruh aspek dan unsur kegiatan perusahaan
yang secara langsung/tidak langsung diperkirakan dapat mempengaruhi tingkat
terselenggaranya perusahaan secara baik, namun perlu diingat bahwa dengan tidak
adanya pembatasan ruang lingkup audit ini, berarti tuntutan atas kinerja
auditor intern semakin besar atau dapat dikatakan masalah ini tidaklah ringan
dan memerlukan upaya peningkatan yang terus menerus, selain itu auditor intern
harus mampu mengkomunikasikan kewenangan ruang lingkup ini kepada segenap
auditee dengan sebaik-baiknya agar pekerjaannya berjalan dengan lancar.
Program Audit Intern
Supaya dalam pelaksanaan program audit intern efektif
dan efisien maka diperlukan adanya rencana yang berkaitan dengan subjek yang
diperiksa, dalam perencanaan auditnya, auditor harus mempertimbangkan sifat,
luas, dan waktu pekerjaan yang harus dilaksanakan dan diharuskan membuat
program secara tertulis.
Program audit intern dibuat dan disusun serta
dikembangkan untuk aktivitas audit intern yang akan dilaksanakan dalam waktu
tertentu. Program audit intern berperan penting dalam menunjang keberhasilan
operasi audit intern, tanpa program yang baik, hasil audit dapat menyimpang
atau penekanan audit yang berlebihan dari sewajarnya terhadap suatu item
tertentu/tidak tepatnya pelaksanaan audit.
Penyusunan program pemeriksaan
harus disesuaikan dengan kondisi organisasi perusahaan, adakalanya beberapa
organisasi perusahaan memiliki kegiatan yang sering berubah-ubah dari waktu ke
waktu, dan adapula organisasi yang kegiatannya relatif stabil/terdiri atas
beberapa unit organisasi yang kegiatannya bersifat sama. Oleh karena itu harus digunakan program pemeriksaan yang tepat.
Terdapat dua macam program pemeriksaan, yaitu :
1)
Program
pemeriksaan individual
Yaitu
program pemeriksaan yang disusun tersendiri untuk masing-masing pemeriksaan dan
tidak menggunakan bentuk standar serta disusun setelah melakukan survai
pendahuluan
2)
Program
pemeriksaan proforma
Yaitu
program pemeriksaan yang dikembangkan untuk berbagai tujuan yang disiapkan guna
mengumpulkan informasi yang sama pada beberapa lokasi yang berbeda dan
mendapatkan informasi yang sama dari beberapa periode untuk mencari
kecenderungan/trend dan perubahan-perubahan. Program pemeriksaan ini biasanya
digunakan pada pemeriksaan ulangan dari kegiatan-kegiatan yang sama dan sering
meliputi periode beberapa tahun.
Program pemeriksaan dapat disiapkan sebelum
pelaksanaan survai pendahuluan. Bila hasil daripada survai pendahuluan terjadi
perubahan kegiatan yang diperiksa, maka program pemeriksaan tersebut harus
disesuaikan dengan kondisi/perubahan tersebut.
Fungsi
pengelola Internal Audit adalah fungsi yang bukan hanya melihat, mengukur dan
memastikan suatu perilaku management system organisasinya telah mengikuti
management system yang sudah ditetapkan, tetapi lebih dari itu juga dapat
membantu menilai kelemahan dari management system, memberikan saran langkah
Corrective Action/ Improvement management system yang diperlukan, bahkan
mendorong langkah implementasi CA/ Improvement yang diperlukan.
Sedangkan
secara kegiatan Internal Audit adalah menguji dan menilai efektivitas
dan kecukupan management system internal
yang ada dalam organisasi, sehingga tanpa fungsi internal audit, managemen
tidak memiliki sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja
organisasi.
Memanfaatkan Teknologi Informasi
Teknologi
system informasi yang didukung dengan perangkat komputasi teknologi adalah
suatu teknologi yang tergolong berkembang paling pesat didunia saat ini.
Sebagaimana kita ketahui bahwa revolusi perangkat keras dan lunak di dunia saat
ini memberikan banyak kemudahan/ efisiensi bagi berbagai aktivitas terutama
aktivitas praktis dalam dunia industri. Integrasi komputasi yang ada yang
didorong dengan berkembangnya pula teknologi komunikasi data pada saat ini,
dimana komputer-komputer yang ada keberadaanya sudah tidak lagi stand alone,
tetapi saling berhubungan dengan area network yang begitu luas dan tak terbatas
cakupannya/ accesability-nya sangat mudah.
Pemanfaatan
teknologi informasi dalam pekerjaan praktis seperti misal pengelolaan Internal
Audit adalah suatu tuntutan dan tantangan bagi pengelolanya. Penggunaan system
informasi yang terintegrasi dalam pengelolaan internal audit dapat berjalan efektif
paling tidak harus memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1)
Pengelolaan
Internal Audit membutuhkan pengawasan dan pengendalian secara langsung
progressive terhadap proses yang sedang berlangsung dalam pengelolaan Internal
Audit seperti kinerja auditor, progress status, seberapa lama response Auditee
terhadap temuan yang sudah dijatuhkan dan monitor terhadap setiap tahapan audit
dan corrective action secara langsung dan sebagainya.
2)
Pengeloaan
Internal Audit memerlukan rekaman/ record yang baik dan berkesinambungan, dalam
setiap tahapan audit mulai Planning, Conducting dan Post Audit. Rekaman ini
harus dilakukan dengan penggunaan Sistem Informasi yang tepat maka proses
penyimpanan kedalam suatu data base akan sistematis dan mudah pula dalam
pengacess-an, dan review serta evaluasinya.
3)
Pengelolaan
Internal Audit adalah disamping fungsi yang sangat erat berhubungan dengan
fungsi lain Internal Audit juga akan melalui tahapan-tahapan yang cukup panjang
dan memerlukan waktu siklus yang panjang dan bertele-tele. Penggunaan system
informasi dan komputasi diharapkan mempermudah komunikasi dan memperpendek
waktu siklus pelaksanaan Internal Audit.
Dengan
memperhatikan tiga hal tersebut akan menjadi pendorong kuat bagi fungsi
pengelola Internal Audit untuk memanfaatkan teknologi system informasi dalam
menjalankan aktivitas pengeloaan internal audit. Pengeloalaan Internal Audit
yang berkualitas adalah hal yang sangat diharapkan atau dibutuhkan setiap
organisasi dalam usahanya untuk mengembangkan dirinya mencapai kematangan dan
tujuan organisasi bersangkutan.
Fungsi Sistem Informasi
Perlu
menjadi perhatian bahwa fungsi pengelola internal audit tidaklah dengan harga
mati harus menggunakan perangkat system informasi dan komputasi dalam
mejalankan aktivitasnya. tugas utama sebenarnya adalah bagaimana kita mengelola
fungsi internal audit secara berkualitas, disamping dituntut pula kualitas
pelaksanaan internal audit itu sendiri. Perangkat Sistem informasi dan
komputasi itu hanya alat bantu untuk mengelola aktivitas audit menjadi lebih
baik, lebih cepat, sehingga lebih baik dan progressive dalam mendorong
perbaikan berkelanjutan dalam organisasi.
Fungsi Internal Audit adalah salah satu fungsi penting
di suatu perusahaan. Internal Auditor kadang-kadang dipandang sebelah mata oleh
kolega dari unit lain karena dianggap tidak professional, hanya mencari-cari
kesalahan saja. Padahal Internal Audit mempunyai peran strategis dalam membawa
kepentingan perusahaan, bahkan mungkin pemegang saham untuk memastikan setiap
unit di dalam perusahaan berjalan dengan baik.
ASPEK PENGELOLAAN AUDIT
INTERNAL DALAM ORGANISASI
Pada dasarnya
perusahaan adalah organisasi yang terdiri dari manusia dengan berbagai macam
karakter yang bekerja bersama-sama, sesuai dengan fungsi dan kedudukannya
masing-masing, dengan tujuan yang sama.
Tujuan
perusahaan adalah memaksimalkan profit untuk kepentingan pemegang saham. Namun
begitu, untuk mengelola sebuah perusahaan bukanlah pekerjaan sederhana, apalagi
perusahaan publik yang selalu dituntut terbuka atau transparan.
Kompleksitas
dalam organisasi perusahaan tergantung pada besar kecilnya perusahaan. Semakin
banyak manusia yang bekerja di dalamnya semakin kompleks organisasi perusahaan,
dan semakin tinggi tingkat kesulitan dalam melakukan pengawasan atau kontrol
untuk memastikan bahwa setiap unit atau divisi sudah bekerja sesuai dengan
fungsinya masing-masing. Semakin kecil jumlah orang yang bekerja semakin mudah
dalam melakukan kontrol.
Dari sini bisa
disimpulkan bahwa setiap organisasi perusahaan menyimpan risiko bahwa setiap
bagian, unit atau divisi bisa melakukan penyimpangan dalam menjalankan tugas
dan fungsi masing-masing. Kadar penyimpangan itu bisa bervariasi mulai dari
yang ringan, sedang hingga yang berat.
Menyadari hal
itu maka, untuk mengurangi risiko penyimpangan yang terjadi dan dilakukan oleh
orang dalam perusahaan maka dibutuhkan adanya satu unit kerja khusus yang
bertugas melakukan fungsi kontrol atau audit.
Fungsi ini
kemudian dikenal dengan istilah internal audit. Unit ini terpisah sama sekali
dengan divisi operasional perusahaan. Ada tembok pembatas yang tegas yang memisahkan
fungsi internal audit dengan fungsi operasional perusahaan.
Peran dan fungsi
internal audit ini tidak bisa dianggap remeh. Ia sangat membantu manajemen
dalam menjaga efektifitas jalannya roda organisasi perusahaan. Ia bisa
melaporkan temuan-temuan di lapangan langsung kepada Direktur Utama dan
memberikan rekomendasi solusi.
Dalam konteks Retail Risk Management, aspek
pengawasan memegang peran penting dalam menegakkan peraturan perusahaan dan
meningkatkan kinerja operasional perusahaan. Tak jarang, karena pengaruh budaya
maka pengawasan internal jadi tak berjalan efektif.
Maka perlu diperhatikan 7 aspek penting dalam
meningkatkan kinerja pengawasan internal.
1)
Petugas pengawas
yang berkualifikasi dan di-upgrade pengetahuan dan keterampilannya setiap
tahun dengan berbagai pelatihan yang mendukung.
2)
Pembaharuan Peraturan
(peraturan perusahaan, code of conduct, kode etik) secara periodik. Jauh
lebih baik bila di-review dua tahun sekali.
3)
Struktur yang independen.
Antara lain langsung melaporkan segala temuan ke pimpinan tertinggi organisasi.
4)
Mutasi / rolling bagi
petugas pemeriksa (semisal Petugas Internal Audit Cabang, Pengawas
Internal Cabang, Loss Prevention Regional) maksimal 4 tahun sekali.
5)
Mekanisme pelaporan yang
apik, efisien dan efektif, antara lain dengan menggunakan teknologi informasi
yang dapat diakses oleh bagian Intenal Audit, Risk Management, Hubungan
Industrial, Direktur Risk Management dan Audit Comitee.
6)
Adanya perencanaan
pengawasan per bulan secara spesifik dan pelaporan per 3 bulan kepada
Board of Director / Komisaris.
7)
Performance Appraisal yang
mana aspeknya harus relevan sebagai bagian organiasasi yang berfungsi pencegah,
mengawasi dan memberikan solusi pada setiap masalah. Antara lain, tidak
membobotkan aspek penilaian kinerja pengawass hanya pada aspek kecilnya nilai
kerugian, tapi harus juga pada aspek berapa banyak aspek pencegahan yang dapat
dideteksi, seberapa cepat masalah diselesaikan, dan service level pengawasan
operasionalnya.
Kepala unit Internal audit
langsung bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Pengangkatan dan
pemberhentian kepala internal audit dilakukan Direktur Utama dengan persetujuan
Dewan Komisaris dan dilaporkan kepada Bapepam.
Adapun tugas dan tanggung
jawab internal audit antara lain:
a)
Menyusun
dan melaksanakan rencana internal audit tahunan;
b)
Menguji
dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian interen dan sistem manajemen risiko
sesuai dengan kebijakan perusahaan;
c)
Melakukan
pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang keuangan,
akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan
kegiatan lainnya;
d)
Memberikan saran perbaikan dan informasi yang
obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen;
e)
Membuat
laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut ke Direktur Utama dan
Dewan Komisaris;
f)
Memantau,
menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah
disarankan;
g)
Bekerja
sama dengan Komite Audit;
h)
Menyusun
program untuk mengevaluasi mutu kegiatan internal audit yang dilakukannya; dan
i)
Melakukan
pemeriksaan khusus apabila diperlukan.
Dalam rangka melaksanakan
tugasnya itu, unit internal audit memiliki wewenang untuk mengakses seluruh
informasi yang relevan tentang perusahaan. Bahkan unit ini bisa berkomunikasi
langsung dengan Direksi maupun Dewan komisaris.
Dengan fungsinya yang amat
strategis itu semestinya bisa mengurangi risiko perusahaan terhadap kemungkinan
terjadinya penyelewengan ataupun penyalahgunaan asset perusahaan. Efektifitas
internal audit sejogyanya mampu meningkatkan performance perusahaan karena
seluruh unit kerja di perusahaan akan berjalan sebagaimana mestinya.
DAFTAR
PUSTAKA
Anonym.
Skripsi. (online) http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1221/1/akuntansi-manahan2.pdf, di akses
tanggal 7 Oktober 2011
Drs.
Manahan Nasution, Ak. 2003. Sekilas Tentang Internal Auditor. (online) http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1221/1/akuntansi-manahan2.pdf, di akses
tanggal 7 Oktober 2011
Eka
ananta sidharta. Manajemen Audit vs Internal Audit. (Online) http://www.scribd.com
/doc/73107074/paper-Internal-Auditing , di akses
tanggal 7 Oktober 2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar