DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN IKATAN MAHASISWA AKUNTANSI INDONESIA

DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

IKATAN MAHASISWA AKUNTANSI INDONESIA

A.    PENDAHULUAN

Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, maka diperlukan suatu proses yang tertib dan sistimatis.

Administrasi kesekretariatan Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia yang benar-benar berfungsi sebagai tempat dan pusat kegiatan/aktivitas organisasi berada pada lingkup internal lembaga lebih khusus pada Sekretaris Umum Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia. Untuk maksud dan tujuan tersebut maka dalam penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan benar-benar di upayakan tercapai secara efektif.

B.    KESEKRETARIATAN IKATAN MAHASISWA AKUNTANSI INDONESIA

Untuk menyelenggarakan administrasi yang efektif, diperlukan adanya suatu tempat yang representatif sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Hal yang dimaksudkan adalah adanya sekretariat organisasi yang memadai sebagai sentral aktifitas organisasi Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia.

Usaha penyelenggraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretariat Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi yaitu:

1.    Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam mengendalikan organisasi.

2.    Sentral komunikasi

3.    Sentral kegiatan dan penyelenggaraan administrasi

C.       PERSURATAN IKATAN MAHASISWA AKUNTANSI INDONESIA

Urusan Persuratan adalah suatu bagian yang penting dari kegiatan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak organisasi dalam bentuk tulisan.

Arti penting surat bagi sebuah organisasi adalah:

a. Sebagai alat komunikasi.

b. Sebagai dokumentasi organisasi.

c. Sebagai tanda bukti (alat persaksian)

Proses penyelenggaran Administrasi yaitu suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi Persuratan IMAI terdiri dari:

a.    Bentuk dan isi surat IMAI.

b.    Sirkulasi surat (masuk-keluar)

c.    Penyimpanan (pengarsipan)

Surat-surat IMAI adalah termasuk surat resmi, sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, penulisan, bentuk, macam dan isi surat.

1.             Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih, dengan logo IMAI sebagai Background surat

2.             Ukuran  kertas yang dipakai adalah F4(legal) dengan ukuran 8,5” x 14”

3.             Model huruf yang dipakai adalah Arial dengan ukuran 11

Karena Surat-surat IMAI yang termasuk surat resmi, maka bentuk dan isinya harus menurut ketentuan-ketentuan Umum yang dibuat oleh organisasi, dengan kerangka sebagai berikut:

(1)            Kepala Surat terdiri dari Kop Surat,Logo IMAI Nasional (kanan), dan tulisan rata kiri, Alamat secretariat IMAI sebagai Footer, Informasi nomor telepon sekertariat menggunakan nomor telepon sekertaris yg bersangkutan.

(2)             Garis Pemisah kepala dan isi surat

(3)             Penomoran Surat

(4)             Lampiran Surat

(5)             Perihal

(6)             Tujuan Surat (diletakkan di sebelahi kanan, sebelum kalimat pembuka)

(7)             Salam Pembuka

(8)             Isi Surat

(9)             Salam Penutup

(10)         Tempat dan waktu pembuatan surat (ditampatkan setelah penutup)

(11)         Pejabat yang bertanda tangan (Berdasarkan Jenis Surat dan Bidang yang menaunginya) Penjelasan:

Urutan tanda tangan yang memiliki jabatan yang tertinggi di tempatkan secara horisontal di sebelah kanan surat  dan secara vertical di paling bawah

(12)         Tembusan (surat2 yg dibuat oleh sekertaris umum).

I.           PENGAGENDAAN SURAT

Untuk memudahkan sistem pengelolaan kesekretariatan, dalam hal ini pengelolaan surat-menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri.

Adapun unsur-unsur penting yaitu:

-   Nomor urut surat

-   Nomor kode arsip

-   Nomor surat

-   Tanggal terima

-   Nomor dan tanggal surat

-   Isi surat

-   Asal surat

-   Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

Berikut Format agenda surat keluar:

No	Kode arsip	Nomor surat	Tanggal Kirim	Isi surat	Tujuan	Keterangan

Berikut Format agenda surat masuk:

No	Pengirim	Tujuan	Nomor surat	Tanggal	Lampiran	Penerima	Keterangan

II.         PENGARSIPAN

Arsip adalah kumpulan warkat atau surat-surat yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali.

Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan disekretariat, sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi diluar arsip organisasi ataupun person-person pengurus.

Ada beberapa sistem penyimpanan surat-surat antara lain:

a.Sistim abjad (Alphabatik filing)

b.Sistim perihal (Subjek filing)

c.Nomor (Nomerical filing)

d.Tanggal (Chronologikal filing)

e.Daerah (Geograhical filing)

f.Kode

Bagi Ikatan Mahasiswa Akuntansi Indonesia, surat-surat organisasi disimpan pada map-map atau tempat-tempat tertentu dengan membedakan kode :

-    M          Untuk surat Masuk

-    A            Untuk surat keluar interen

-    B            Untuk surat keluar eksteren

-   SK           Untuk Surat Keputusan

-  SM          Untuk Surat Mandat

III.       JENIS JENIS SURAT

IMAI mengkalisifikasikan  persuratannya menurut ketentuan sebagai berikut

a.       Surat Masuk:

surat masuk adalah semua surat/tulisan atau berita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internal organisasi IMAI atau anggota IMAI.

b.      Surat Keluar Intern:

Surat Keluar Intern adalah surat yang di keluarkan dengan tujuan untuk kepentingan intern lembaga meliputi, Dewan Pengawas IMAI dan seluruh Anggota yang terdapat pada struktur kelembagaan IMAI, baik di tingkat Nasional, Wilayah maupun Simpul. Kode untuk Surat Intern adalah (A)

c.       Surat Keluar Ekstern:

Surat Keluar Ekstern adalah surat yang di keluarkan dengan tujuan untuk kepentingan ekstern lembaga IMAI. Kode untuk Surat ekstern adalah (B)

d.      Surat Keputusan

Surat keputusan adalah Surat yang mengatur kebijaksanaan pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok yang digunakan untuk anatara lain:

1.    Menetapkan atau mengubah status personil/materiil;

2.    Mengesahkan Petunjuk Pelaksanan dan Petunjuk Tehnis;

3.    Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia;

4.    Menyerahkan wewenang tertentu.

Kode untuk Surat keputusan adalah (SK)

e.       Surat Mandat

 Surat Mandat adalah surat yang bersifat penugasan, instruksi, dan pemberian kewenangan/mandat dari pengurus yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pengurus/anggota Karang Taruna guna bertindak untuk dan atas namanya dan organisasi, melakukan sesuatu sesuai dengan perintah/mandate/tugas yang diberikannya. Surat Perintah/Mandat/ Tugas berlaku sementara, artinya tidak berlaku lagi pada saat tugas/mandate/ perintah yang termuat didalamnya telah dilakukan dan atau sesuai dengan tanggal berlakunya. Kode untuk Surat Mandat adalah (SM)

IV.       PENOMORAN SURAT DAN WEWENANG OTORISASI

Dalam hal penomoran surat, IMAI telah menetapkan standarisasi sebagai berikut:

                “Nomor Surat/Kode Surat/Pejabat pembuat surat/IMAI/Kode Tingkat/Bulan/Tahun”

Contoh:

Nomor : 001/A/BP/IMAI/SIMP-SULSEL/X/2010

Keterangan:

-          Nomor surat yang dikeluarkan diurut berdasarkan perihal Surat

-          Kode Tingkat diatur berdasarkan tingkatan yang ada pada struktur IMAI , yaitu sbb:

Kode Untuk tingkat Nasional adalah NAS

Kode untuk tingkat wilayah adalah WILY, misalnya untuk wilayah 1 disingkat WILY-1

Kode untuk tingkat simpul adalah SIMP, misalnya untuk Simpul Sul-Sel disingkat SIMP-SULSEL

-          Bulan Pembuatan surat ditulis menggunakan angka romawi

-          Pejabat yang dimaksud ditingkat DP atau pejabat ditingkat BP

Pada tataran badan pengurus  pejabat yang berwewenag untuk mengotorisasi surat diatur sebagai berikut:

1. Wewenang penanda-tanganan surat hanya dilakukan oleh Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris Umum pengurus IMAI
2. Bila Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris Umum berhalangan, maka penanda-tanganan dapat dilakukan oleh pejabat yang diberi kewenangan/mandat  untuk itu;
3. Bila suatu surat keluar harus ditanda-tangani oleh Ketua/Ketua Umum dan Sekretaris/Sekretaris Umum namun yang bersangkutan berhalangan untuk itu, maka dilakukan pengcopyan tanda tangan lewat teknologi tertentu setelah meminta persetujuan otoritas organisasi yang bersangkutan.

Adapun untuk Dewan pengawas pejabat yang berwenang untuk mengotorisasi surat diatur sebagai berikut :

1.       Wewenang penanda-tanganan surat hanya dilakukan oleh koordinator dewan pengawas

2.       Bila Koordinator Dewan Pengawas berhalangan, maka penanda-tanganan dapat dilakukan oleh pejabat yang diberi kewenangan/mandat  untuk itu;

3.       Bila suatu surat keluar harus ditanda-tangani oleh Koordinator Dewan Pengawas yang bersangkutan berhalangan untuk itu, maka dilakukan pengcopyan tanda tangan lewat teknologi tertentu setelah meminta persetujuan otoritas organisasi yang bersangkutan.

V.         PENUTUP

Pada hakikatnya mahasiswa adalah insan akademik yang memiliki kesadaran sebagai agent of change dan agent of social control dengan kapasitas intelektual dan penguasaan keilmuannya. Disis lain mahasiswa sebagai aset seyogianya diberikan peluang untuk mengembangkan potensi dirinya secara optimal melalui kegiatan organisasi yang mencakup Tri Dharma Perguruan Tinggi, demi teraktualkannya potensi kemanusian menuju gerak substansi-NYA, oleh karenanya IMAI berbenah diri dengan melakukan penataan kembali supra dan infra struktur kelembagaannya melalui perumusan DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN.

DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN merupakan acuan dalam pelaksanaan dan pengelolaan managerial struktural organisasi yang penjabarannya secara rinci dilaksanakan oleh pengurus IMAI berdasarkan fungsi dan perannya masing-masing. DRAFT PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN IMAI disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin dengan maksud memberikan arah dan strategi serta memberikan sinergitas dalam menjalankan amanah-amanah organisasi dalam mencapai tujuannya serta demi terselenggaranya Aktifitas Roda organisasi dengan kesadaran agar dapat tercipta tradisi dan iklim keorganisasian yang dialogis-harmonis dalam lingkup IMAI, dan di luar Lingkup IMAI, Dengan demikian pada gilirannya hasil program kerja dapat dirasakan oleh seluruh anggota IMAI.

Pada akhirnya sebuah keniscayaan proses akan memperkuat jati diri dan kepribadian IMAI yang, berpengetahuan, berilmu, rasional, dewasa, bijaksana, kreatif dan inovatif, serta tanggap akan perubahan “Karena apa yang menurut kita ideal bukanlah sesuatu yang benar-benar ideal, namun proses menuju ke”ideal”an itulah  ideal yang sesungguhnya”

Wassalamu ‘Alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh

Makassar, 15 April  2010

Team Perumus Draft Pedoman Administrasi Kesekretariatan