BAB 10
A.
Pelaporan Audit Menurut SPAI
Kegiatan audit internal dan temuan
yang diperolehnya selama pemeriksaan pada akhirnya akan dituangkan ke dalam
suatu laporan yang dapat digunakan oleh manajemen untuk melakukan koreksi atas
sistem yang ada di perusahaan.
Pengertian laporan kerja pemeriksaan
menurut konsorsium
organisasi audit internal (SPAI) menyatakan bahwa “Auditor internal
harus mengkomunikasikan hasil penugasnya secara tepat waktu.” (2004:16-17)
Pengertian
laporan kerja pemeriksaan menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing menyatakan bahwa “Alat utama yang dipakai
oleh auditor independen dalam mengkomunikasikan hasil pekerjaannya kepada
pemakai jasanya”. (2002:101)
Dari pengertian-pengertian
tersebut diatas maka dapat disimpulkan laporan hasil kegiatan pemeriksaan
tersebut merupakan alat pertanggungjawaban atas tugas dan wewenang yang
dilimpahkan kepada auditor internal.
Laporan hasil audit adalah merupakan
salah satu tahap paling penting dan akhir dari suatu pekerjaan audit. Dalam
setiap tahap audit akan selalu terdapat dampak psikologis bagi auditor maupun
auditee. Dampak psikologis dalam tahapan persiapan audit dan pelaksanaan audit
dapat ditanggulangi pada waktu berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis
dari laporan hasil audit, penanggulangannya akan lebih sulit karena:
a)
Waktu audit sudah selesai
b)
Laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis, formal,
sehingga auditor tidak dapat mengetahui reaksi auditee secara langsung
c)
Laporan telah didistribusikan kepada berbagai pihak sehingga
semakin banyak pihak yang terlibat.
Karena laporan hasil audit akan mempunyai
dampak luas, maka diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan laporan
hasil audit. Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan audit. Selain
harus sesuai dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil audit juga
harus mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat dampak negatif
bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan tersebut
Karakteristik yang harus dipenuhi oleh
suatu laporan hasil audit yang baik ialah:
1.
Arti Penting
Hal – hal yang dikemukan dalam laporan hasil audit harus merupakan
hal yang menurut pertimbangan auditor cukup penting untuk dilaporkan. Hal ini
perlu ditekankan agar ada jaminan bahwa penerima laporan yang waktunya sangat
terbatas akan menyempatkan diri untuk membaca laporan tersebut.
2.
Tepat-waktu dan kegunaan laporan
Kegunaan laporan merupakan hal yang sangat penting. Untuk itu,
laporan harus tepat waktu dan disusun sesuai dengan minat serta kebutuhan penerimaan
laporan, terlepas dari maksud apakah laporan ditujukan untuk memberikan
informasi atau guna merangsang dilakukannya tindakan konstruktif.
3.
Ketepatan dan kecukupan bukti pendukung
Ketepatan laporan diperlukan untuk menjaga kewajaran dan sikap
tidak memihak sehingga memberikan jaminan bahwa laporan dapat diandalkan
kebenarannya. Laporan harus bebas dari kekeliruan fakta maupun penalaran. Semua
fakta yang disajikan dalam laporan harus didukung dengan bukti–bukti objektif
dan cukup, guna membuktikan ketepatan dan kelayakan hal-hal yang dilaporkan.
4.
Sifat menyakinkan
Temuan, kesimpulan dan rekomendasi harus disajikan secara
menyakinkan dan dijabarkan secara logis dari fakta–fakta yang ditemukan.
Informasi yang disertakan dalam laporan harus mencukupi agar menyakinkan pihak
penerima laporan tentang pentingnya temuan–temuan, kelayakan kesimpulan serta
perlunya menerima rekomendasi yang diusulkan.
5.
Objektif
Laporan hasil audit harus menyajikan temuan–temuan secara objektif
tanpa prasangka, sehingga memberikan gambaran (perspektif) yang tepat.
6.
Jelas dan sederhana
Agar dapat melaksanakan fungsi komunikasi secara efektif, pelaporan
harus disajikan sejelas dan sesederhana mungkin. Ungkapan dan gaya bahasa yang
berlebihan harus dihindari. Apabila terpaksa menggunakan istilah–istilah teknis
atau singkatan–singkatan yang tidak begitu lazim, harus didefinisikan secara
jelas.
7.
Ringkas
Laporan hasil audit tidak boleh lebih panjang dari pada yang
diperlukan, tidak boleh terlalu banyak dibebani rincian (kata-kata, kalimat,
pasal atau bagian-bagian) yang tidak secara jelas berhubungan dengan pesan yang
ingin disampaikan, karena hal ini dapat mengalihkan perhatian pembaca, menutupi
pesan yang sesungguhnya, membingungkan atau melenyapkan minat pembaca laporan.
8.
Lengkap
Walaupun laporan sedapat mungkin harus ringkas namun kelengkapannya
harus tetap dijaga, karena keringkasan yang tidak informative bukan suatu hal
yang baik. Laporan harus mengandung informasi yang cukup guna mendukung
diperolehnya pengertian yang tepat mengenai hal-hal yang dilaporkan. Untuk itu
perlu diserahkan informasi mengenai latar belakang dai pokok-pokok persoalan
yang dikemukakan dan memberikan tanggapan positif terhadap pandangan-pandangan
pihak objek audit atau pihak lain yang terkait. Dalam bahasa yang lain, dapat
dinyatakan bahwa laporan hasil audit seyogyanya mempunyai karakteristik: accurate,
clear and concise, complete, objective, constructive, dan prompt.
9.
Nada yang konstruktif
Sejalan dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan mutu
pelaksanaan kegiatan dari objek audit, maka laporan hasil audit harus disusun
dengan nada konstruktif sehingga membangkitkan reaksi positif terhadap temuan
dan rekomendasi yang diajukan.
B.
Kegunaan Dan Pentingnya Laporan Hasil Audit
Pelaporan hasil
pengawasan intern kepada
pihak-pihak yang berkepentingan merupakan hal yang
penting dari pelaksanaan
tugas audit internal. Nilai
tambah pekerjaan audit internal bukan
terletak pada informasi
yang dikumpulkan, tetapi
pada penilaian dan
penyajian informasi tersebut.
Perencanaan, anggaran, kertas
kerja, penilaian risiko,
serta mekanisme penjaminan
mutu kegiatan pengawasan
intern bukan merupakan
produk akhir, melainkan
sekadar alat untuk
menghasilkan produk akhir
pengawasan yang bermutu.
Penerim aan dan perhatian
pihak yang berkepentingan terhadap
simpulan akhir laporan
hasil pengawasan, serta
tindak lanjut terhadap
permasalahan yang dilaporkan
merupakan ukuran kesuksesan
pekerjaan audit internal.
1.
Kegunaan Laporan Hasil Audit
Laporan hasil
pengawasan berfungsi sebagai media
komunikasi auditor untuk
menyampaikan informasi kepada
pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi
tersebut digunakan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan untuk pengambilan keputusan
yang sangat beragam sesuai
dengan kepentingan
masing-masing. Laporan hasil
audit menginformasikan hasil penilaian kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, efektivitas,
efisiensi, dan keandalan
informasi pelaksanaan tugas
dan fungsi instansi pemerintah. Laporan hasil reviu menginformasikan
apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, standar, rencana, atau
norma yang telah
ditetapkan.
Laporan hasil
pemantauan menginformasikan
hasil penilaian kemajuan
suatu program/kegiatan dalam mencapai
tujuan yang telah
ditetapkan. Laporan hasil
evaluasi menginformasikan
hasil pembandingan antara
prestasi suatu kegiatan dengan standar,
rencana, atau norma
yang telah ditetapkan,
dan menentukan faktor-faktor yang
memengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu
kegiatan dalam m encapai
tujuan. Laporan hasil pengawasan lainnya
(asistensi, sosialisasi, dan
konsultansi) menginformasikan
pelaksanaan kegiatan pengawasan
lainnya serta saran-saran yang memiliki nilai
tambah kepada pihak
yang berkepentingan. Selain untuk
menyampaikan informasi, laporan
hasil pengawasan juga berfungsi
sebagai media komunikasi
untuk menyampaikan
rekomendasi/saran untuk membantu
pihak-pihak yang berkepentingan
memecahkan masalah-masalah yang dihadapi.
Laporan hasil
pengawasan intern juga
berfungsi sebagai dokumen untuk
mempertanggungjawabkan
pelaksanaan kegiatan pengawasan yang telah
dilaksanakan oleh auditor. Pelaksanaan
kegiatan pengawasan menyerap sumber
daya publik seperti
anggaran, tenaga kerja,
sarana prasarana dan lain-lain.
Auditor harus mempertanggungjawabkan penggunaan sumber
daya tersebut dalam
bentuk kinerja. Laporan hasil pengawasan dapat
dijadikan sebagai indikator output kegiatan
pengawasan.
Laporan
hasil pengawasan intern sekurang-kurangnya harus memenuhi empat tepat untuk
memenuhi fungsi-fungsi ini. Laporan
hasil pengawasan dalam
bentuk dokumen tertulis
dapat berfungsi sebagai alat
bukti dalam rangka
penegakan hukum maupun dasar
pelaksanaan tindak lanjut oleh manajemen
lembaga pemerintah. Laporan yang
disampaikan dalam bentuk dokumen tertulis dapat dibaca berulang-ulang sehingga
pembaca terhindar dari
kesalahpahaman maupun kesalahan tafsir ( misinterpretation ).
2.
Pentingnya Laporan Hasil Audit
Laporan hasil
pengawasan intern terutama ditujukan untuk melayani manajemen,
bukan auditor itu sendiri.
Oleh karena itu,
untuk menghasilkan laporan hasil
pengawasan yang berkualitas auditor
harus memahami bagaim ana
manajemen akan menggunakan laporan
tersebut. Manajemen berkepentingan untuk mengetahui risiko
yang relevan, area
yang bermasalah, serta pengendalian yang
terkait. Manajemen juga
ingin mengetahui tindakan yang
sedang dan yang
masih perlu dilaksanakan
untuk mengatasi permasalahan
tersebut. Dalam memutuskan apakah akan melaksanakan tindakan yang direkomendasikan/disarankan auditor,
manajem en harus memiliki keyakinan
bahwa isi laporan
tersebut valid dan
berpengaruh signifikan.
Dengan demikian, tujuan
dari laporan hasil
pengawasan adalah sebagai
berikut:
a)
Menginformasikan
Manajemen ingin mengetahui hasil
pekerjaan auditor dan memperoleh informasi
berupa simpulan hasil pengawasan. Laporan
hasil pengawasan harus menyajikan informasi penting yang dapat dengan
cepat dan mudah dipahami manajemen.
b)
Meyakinkan/Mengajak/ To Persuade
Laporan hasil
pengawasan harus dapat
meyakinkan manajemen bahwa informasi
yang disajikan bersifat
andal dan berpengaruh signifikan bagi organisasi. Oleh
karena itu, laporan hasil pengawasan harus
memuat fakta yang
didukung dengan data
dan argumentasi yang
meyakinkan.
c)
Menghasilkan/ To Get Results
Tujuan akhir
laporan hasil pengawasan
adalah m endorong manajemen untuk
melaksanakan tindakan yang memiliki nilai tambah bagi organisasi. Pelaksanaan
tindak lanjut oleh manajem en terhadap rekomendasi/saran auditor
untuk mengurangi risiko,
mencegahmasalah, serta memperbaiki
kesalahan merupakan hasil
yang diharapkan dari laporan pengawasan. Agar dapat menghasilkan nilai tambah bagi
organisasi, laporan hasil
pengawasan harus memuat rekomendasi yang benar-benar
dapat mengatasi sebab
dan akibat, menghasilkan manfaat
yang lebih besar
dari biaya, s erta
dapat dilaksanakan oleh manajemen.
C.
Teknik-Teknik
Penulisan Laporan Yang Efektif
Laporan hasil pengawasan
intern secara umum memiliki tiga tujuan, yaitu menginformasikan, meyakinkan,
dan menghasilkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, auditor harus mengggunakan teknik penulisan laporan
yang mampu menarik perhatian pembaca, membangun kepercayaan, serta mendorong
tindakan.
1.
Teknik Menulis untuk Menginformasikan
Agar laporan hasil pengawasan dapat menyampaikan
informasi kepada para pembaca secara efektif, penulis laporan perlu menguasai
teknik untuk merebut perhatian pembaca dan teknik untuk mengelola detail
informasi.
2.
Teknik untuk Memperoleh Perhatian Pembaca
Kesempatan terbaik untuk merebut perhatian pembaca
terletak pada kalimat pertama. Dengan membuat kalimat pembuka atau paragraf
yang padat, langsung, dan menarik, laporan kita mampu merebut perhatian
pembaca, mendorong pembaca untuk membaca lebih lanjut, serta menumbuhkan
respons positif manajemen. Terdapat beberapa teknik menulis pembukaan yang
dapat secara efektif menarik perhatian dan membuat pesan yang kita sampaikan
betul-betuljelas. Teknik tersebut meliputi: a).Menyatakan simpulan secara
langsung, b).Menulis secara tegas dan jelas, c).Menggunakan istilah yang dipahami pembaca, d).Mendahulukan informasi yang paling diminati pembaca, dan e).Menggunakan format yang mengarahkan pembaca.
3.
Mengelola Detail Informasi
Menyajikan ringkasan bukti dari dokumen kertas kerja
pengawasan setebal lima ratus halaman ke dalam lima lembar halaman laporan yang
diinginkan pembaca bukanlah hal yang mudah. Tugas Anda adalah menyeimbangkan
antara penyajian yang ringkas dengan pembuktian yang cukup. Untuk menentukan
jumlah dan seberapa detail informasi pendukung yang layak disajikan dalam
laporan, Anda perlu: a).Memikirkan pembaca dan tujuan laporan, b).Mengikhtisarkan data pendukung, c).Memilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat, d).Mempertimbangkan manfaat informasi, dan e).Menyajikan data dalam format yang mudah dibaca.
4.
Menulis untuk Meyakinkan
Apa tolak ukur keberhasilan kegiatan pengawasan?
Dokumentasi kertas kerja yang baik, laporan yang menyajikan banyak temuan,
besarnya nilai temuan, pengakuan manajemen, pelaksanaan rekomendasi, atau
jumlah penghematan/manfaat dari pelaksanaan rekomendasi? Untuk menulis laporan
yang meyakinkan, Anda harus memegang teguh prinsip “report writting is a
process of producing value rather than volume”. Menulis untuk meyakinkan
manajemen harus dilandasi sikap mau memahami dan tidak menyepelekan
keberatan-keberatan mereka. Untuk dapat memberikan hasil yang optimal, Anda
harus mengupayakan pengakuan dan tindak lanjut manajemen. Untuk mencapai hal
tersebut, Anda harus memosisikan diri sebagai “penjual rekomendasi” bukan sebagai
“penyaji fakta”. Anda tidak dapat mengubah pendirian awal dan
keberatan-keberatan mereka, tetapi dengan memahami prioritas mereka kemudian
menunjukkan manfaat rekomendasi bagi pencapaian tujuan mereka, Anda dapat
mengubah sudut pandang mereka. Anda dapat memperkuat kemampuan laporan untuk
meyakinkan dan menghasilkan dengan melaksanakan teknik-teknik sebagai berikut: a).Menjelaskan dan menguantifikasi nilai temuan, b).Menunjukkan akibat temuan dari sudut pandang manajemen, dan c).Menangani keberatan.
5.
Menulis Secara Konstruktif
Dalam diskusi bertatap muka, tata cara penyampaian
pesan merupakan hal yang penting untuk memperoleh respons positif, sama
pentingnya dengan pesan itu sendiri. Penggunaan kata, nada suara, atau gerakan
mata akan memengaruhi perasaan seseorang apakah akan menerima atau menolak,
merasa dikecam atau dibantu, merasa diperlakukan secara adil atau dizalimi.
Pemilihan cara penyampaian yang efektif dan pengelolaan
perilaku akan membantu Anda memengaruhi orang lain memperoleh persetujuannya.
Dalam penulisan, makna pesan Anda dapat berubah karena
perbedaan penekanan, pemilihan kata, penyusunan paragraf, serta pemilihan data.
Terlepas dari pesan yang disampaikan, Anda dapat menulis secara konstruktif dan
lebih persuasif dengan menerapkan beberapa prinsip berikut: a).Menghindari bahasa perasaan (judgmental) dan
generalisasi tanpa dukungan, b).Menyatakan gagasan positif dalam kalimat positif, c).Menyajikan penyeimbang dan perspektif, d).Menekankan manfaat, rekomendasi, dan solusi.
D.
Model Laporan Yang Mendasar
Bentuk laporan audit
intern menurut Amin Wijaya Tunggal dalam bukunya Internal Auditing menyatakan bahwa :
1. Lisan
Laporan secara lisan biasanya timbul dari suatu kejadian yang serius atau
segera, yang tidak memerlukan pencatatan. Komunikasi secara lisan ini merupakan
cara yang terbaik untuk memecahkan maslah-masalah kecil (tidak penting) atau
mendiskusikan terlebih dahulu masalah-masalah yang akan dilaporkan dalam
laporan tertulis.
2. Daftar
kuesioner
Daftar
kuesioner diperlukan untuk suatu check
list atau berfungsi sebagai pencatat pekerjaan apa saja yang telah
dilakukan, tetapi sebagai suatu bentuk laporan daftar kuesioner tersebut kurang
memberikan informasi secara efektif
3. Surat
Laporan
berbetuk surat dilakukan apabila masalah yang dibicarakan cukup singkat. Hal
ini seringkali juga digunakan sebagai pengantar suatu laporan resmi atau
rekomendasi kepada staf yang bertanggung jawab dalam suatu kegiatan perusahaan.
4. Laporan yang berisi sekumpulan komentar
Laporan yang berisi sekumpulan komentar ini sangat tepat digunakan untuk
tabulasi, rincian hasil diskusi, rekomendasi yang cukup banyak atau bila
laporan terdiri banyak halaman. Laporan dalam bentuk ini lebih mudah
penggunannya”. (2005:97)
Dari pendapat diatas
disimpulkan bahwa laporan-laporan tersebut beragam sifatnya, tetapi seluruh
laporan tersebut harus dapat memberikan informasi kepada para pengguna akan
tingkat kesesuaian dari informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah
ditetapkan. Biasanya auditor akan
memilih salah satu dari bentuk laporan tersebut diatas sesuai dengan kebutuhan
manajemen.
E.
Pemantauan Tindak Lanjut (Follow
Up) Menurut SPAI
Penanggungjawab fungsi audit
internal harus menyusun dan menjaga sistem untuk memantau tindak lanjut hasil
penugasan yang telah dikomunikasikan kepada manajemen. Penanggungjawab fungsi audit internal harus menyusun
prosedur tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah
melaksanakan tindak lanjut secara efektif atau menanggung resiko karena tidak
melakukan tindak lanjut.
Dalam standar profesi
disebutkan bahwa pemeriksa intern harus melakukan tindak lanjut untuk
memastikan apakah tindakan koreksi telah dilakukan oleh manajemen atas temuan
yang dilaporkan. Kewajiban atau tanggung jawab untuk melaksanakan tindak lanjut
oleh unit pemeriksa intern harus dicantumkan dalam piagam pengukuhan wewenang
dan tanggung jawab pemeriksa intern (audit charter). Pemeriksa intern harus memasukan kegiatan tindak lanjut
di dalam perencanaan jangka panjang dan perencanaan tahunan. Dalam
pelaksanaannya pemeriksa intern perlu menyusun prosedur kerja pelaksanaan
tindak lanjut dengan berdasarkan pertimbangan risiko, kegagalannya, disamping
tingkat kesulitan dan pentingnya ketepatan waktu pelaksanaan koreksi.
Penentuan tindakan koreksi
yang akan diambil dalam melaksanakan rekomendasi dari temuan pemeriksaan yang
dilaporkan merupakan tanggung jawab manajemen unit yang diperiksa. Pemeriksa
intern bertanggung jawab untuk memberikan jalan keluar bagi manajemen untuk
mengambil tindakan koreksi sehingga pelaksanaannya dapat tepat waktu. Dalam
memutuskan perluasan tindak lanjut, pemeriksa intern harus mempertimbangkan
pelaksanaan prosedur dengan sifat tindak lanjut yang sama oleh pihak lain dalam
organisasi.
F.
Peran-Peran Auditor, Manajemen
dalam Follow Up Hasil Audit
1.
Peran-Peran Auditor
Auditor harus memantau dan
menganalisis serta melaporkan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut yang telah
di lakukan oleh auditee. Tindak lanjut tersebut, meliputi :
1)
Pemantauan Atas Pelaksanaan Tindak Lanjut, yaitu harus dilakukan, agar dapat diketahui perkembangannya
dan dapat diingatkan kepada auditee apabila auditee belum dapat melaksanakan
komitmen perbaikan menjelang atau sampai batas waktu yang dijanjikan.
2)
Analisis Kecukupan Tindak Lanjut, yaiut dari hasil pemantauan pelaksanaan tindak lanjut
dilakukan analisis kecukupan atas realisasi janji perbaikan yang telah
dilaksanakan auditee. Selanjutnya pengecekan kembali tindak lanjut perlu
dilakukan apabila terdapat kesulitan atau hambatan yang menyebabkan tindak
lanjut tersebut tidak dapat dilakukan sebagaimana semestinya.
3)
Pelaporan Tindak Lanjut, yaitu dalam hal pelaksanaan tindak
lanjut tidak dilaksanakan oleh auditee, maka auditor memberikan laporan
tertulis kepada direktur utama dan dewan komisaris untuk tindakan lebih lanjut.
2.
Peran-Peran Manajemen
Untuk temuan pemeriksaan yang
dianggap penting manajemen harus melaksanakan tindakan koreksi sesegera
mungkin. Selain itu pemeriksa intern harus terus memonitor tindakan koreksi
yang dilakukan oleh manajemen tersebut karena dapat terjadi berbagai akibat
yang mungkin ditimbulkan dari dampak tersebut sangat besar sehingga perlu
dilakukan tindakan koreksi secepatnya.
DAFTAR PUSTAKA
Wuryan Andayani, S.E., M.Si, Ak. (2008). Audit
Internal. Cetakan Pertama. BPFE-Yogyakarta. Malang
1 komentar:
tHENKS.
Posting Komentar